보통, 새해를 맞이하면서 저마다의 목표 혹은 계획 등을 세우기 마련입니다 🗓 많은 조직에서 효율적으로 업무를 관리하고 스마트하게 협업하는 것을 새해 목표로 삼고 협업툴 도입 의사를 밝히고 있다고 하는데요. 그렇다면, 기업들은 어떻게 조직에 적합한 협업툴을 찾고 있을까요?
다양한 협업툴을 살펴보려면 많은 시간과 리소스가 소요됩니다. 효율적으로 협업하고 소통하기 위해 협업툴을 도입하는 만큼 여러 사항들을 신중히 고려해 보아야 하기 때문인데요. 협업툴 도입을 고려 중이라면 이번 포스팅을 주목해 주세요! 협업툴 도입 시 고려해야 할 사항들을 모아서 안내해 드립니다 🤓
📝 협업툴 도입 시 고려해야 할 사항
1. 편리성
2. 사용자 정의
3. 프로젝트 스케줄링
4. 리소스 관리
5. 시각화
6. 히스토리 파악
7. Third-party 연동
8. 모바일 환경 지원
9. 자동화
10. 보안
1. 사용 편리성
✔️ 처음 협업툴을 사용하는 사람도 쉽게 사용할 수 있을까요?
협업툴을 도입할 때 가장 먼저 고려하는 요소가 사용 편리성이지 않을까 싶은데요! 처음 협업툴을 접하게 된다면, 용어 및 기능들이 생소할 수밖에 없습니다. 때문에, 협업툴에 익숙해지는 데 많은 시간이 소요되지 않도록, 해당 협업툴이 사용하기 편리한지 꼭 체크해 보아야 합니다! 쉽고 빠른 협업을 위해 협업툴을 도입하는 만큼, 팀이 바로 업무를 시작할 수 있도록 직관적인 인터페이스를 갖춘 솔루션을 선택하는 것을 추천드립니다 💻
2. 사용자 정의
✔️ 다양한 부서 및 팀의 워크플로우에 맞게 업무 공간 구축이 가능한가요?
협업툴을 추천하는 이유 중 하나는, 효과적으로 업무 및 프로젝트를 관리하는 데 필요한 유연성을 갖추고 있다는 점입니다. 획일화된 업무공간을 모든 기업들이 사용하는 것이 아닌, 각 개별 기업 및 조직의 워크플로우에 맞추어 업무 공간을 커스터마이즈 할 수 있는 거죠 🤩 최소한의 노력을 투입하여 얼마나 디테일하게 사용자 정의할 수 있는지 꼭 확인해 보세요!
📌 먼데이닷컴에서는 어떻게 커스터마이즈가 가능할까요? 업무 공간인 “보드”에서는 컬럼을 추가하여 디테일한 사용자 정의가 가능하며, 기능을 쉽고 간편하게 확장할 수 있습니다. 보드에 추가할 수 있는 몇 가지 컬럼 유형을 소개합니다 : >
• 사람: 팀 구성원에게 업무를 할당합니다.
• 텍스트: 메모 및 주석과 같은 모든 유형의 텍스트를 추가합니다.
• 날짜: 만료일을 설정하고, 알림을 추가합니다
• 타임라인: 개별 작업의 시작 및 종료 날짜를 확인합니다.
• 숫자: 금액, 예산, 비용 등 숫자를 파악합니다.
• 파일: 보드의 개별 항목에 파일을 첨부합니다.
컬럼을 추가하여 워크플로우에 맞게 워크스페이스를 구성해 보세요. 특정 사용자에 한해 데이터를 편집할 수 있도록 권한 설정 기능을 지원하며, 영업, 마케팅, 개발, CS 등 다양한 업무에 바로 적용할 수 있는 템플릿을 제공합니다. 🪄
3. 프로젝트 스케줄링
✔️ 태스크 및 프로젝트를 명확하게 정의할 수 있나요?
‘프로젝트 스케줄링‘은 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해 진행해야 할 태스크를 명확하게 정의하는 것을 의미합니다. 태스크를 팀에 할당하고, 각 업무의 시작 날짜와 종료 날짜를 정확하게 정의하는 작업 역시 프로젝트 스케줄링에 포함되는데요! 협업툴 내에서 얼마나 태스크를 쉽게 정의하고 할당할 수 있는지 꼭 확인해 보아야 합니다. 이를 통해 업무의 마감일과 우선순위를 설정하고, 업무를 효율적으로 수행할 수 있게 되겠죠?
4. 리소스 관리
✔️ 업무 외적인 요소도 관리가 가능한가요?
협업툴을 통해 리소스 관리가 가능한지 확인해 보는 것을 강력 추천합니다! 리소스 관리는 업무 및 프로젝트를 성공적으로 수행하는 데 필요한 리소스를 계획하고 관리하는 작업으로, 팀원, 장비, 시간, 예산 등이 리소스에 해당됩니다. 협업툴에서 리소스 관리가 가능하다면, 팀의 역량에 따라 리소스를 계획하고 할당할 수 있으며, 업무가 과중되는 것을 방지할 수 있습니다.
✨ 먼데이닷컴은 보드 커스터마이즈를 통해 리소스를 관리하기에 매우 용이하다는 장점이 있습니다. 또한, 보드에 기입한 데이터가 실시간으로 공유되기 때문에 공유 혹은 보고 과정을 거치지 않게 되어 시간을 절약할 수 있답니다 🤗 협업툴을 도입하여 리소스 관리에 투입하는 시간과 비용을 절감시켜 보세요!
5. 시각화
✔️ 업무 및 프로젝트 현황을 한눈에 파악할 수 있나요?
각 기업의 워크플로우에 맞게 업무 공간을 구축하는 것도 중요하지만, 업무 및 프로젝트 현황을 직관적으로 확인할 수 있는 기능이 있는지 역시 중요하게 고려해 보아야 할 요소 중 하나입니다. 다양한 방식으로 데이터 시각화가 가능하다면, 보다 직관적으로 데이터를 파악하고, 데이터에 기반한 합리적인 의사결정이 가능해지겠죠?
💡 먼데이닷컴은 보드의 정보를 다양한 방식으로 시각화하고, 보드의 데이터를 분석/보고할 수 있도록 컬럼 및 View 타입 기능을 지원하고 있습니다. 쉽게 말하면, 업무 진행 상황 및 마감기한 등 업무의 전반적인 현황을 시각화하고, 한눈에 파악이 가능하다는 거죠! 또한, 먼데이닷컴은 중요한 데이터를 한곳에 모아볼 수 있는 “대시보드” 기능을 지원하며, 여러 보드에 분산된 데이터를 선택하여 구성할 수 있고, 다양한 방식으로 데이터 시각화가 가능합니다.
6. 히스토리 파악
✔️ 과거의 업무 이력을 확인할 수 있을까요?
업무를 진행하다 보면, 담당자가 바뀌거나 퇴사하는 경우가 종종 발생합니다. 도입 고려 중인 협업툴 내 업무 히스토리 파악이 용이한지 체크해 보아야 합니다. 먼데이닷컴에는 “업데이트“에 업무 이력이 계속 쌓이기 때문에 히스토리를 쉽게 파악할 수 있습니다. 업무 중간에 인력이 투입되더라도 어렵지 않게 업무의 내용을 파악할 수 있게 되겠죠?
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7. Third-Party 연동
✔️ 외부 소프트웨어 및 툴과 연동하여 사용이 가능한가요?
협업툴 내에서 Adobe, MS Office, Salesforce 등과 같은 외부 서비스를 관리할 수 있다면 어떨까요? 회사에는 세일즈, 마케팅, IT, 개발, CS, 재무 등 많은 팀이 존재하는 만큼 팀별로 필요로 하는 툴이 다를 수밖에 없습니다. 외부 서비스와의 연동은 한 곳에서 업무 통합 관리를 가능하게 하며 시간과 리소스를 절약할 수 있도록 도와줍니다. 협업툴 도입을 고려 중이라면, 외부 소프트웨어와 연동을 지원하여 통합적인 업무 관리가 가능한지 확인해 보세요! 추가적으로, 코딩 없이 간편하게 연동이 가능한지도 함께 확인해 보면 좋습니다 😎
8. 모바일 환경 지원
✔️ 시간, 장소에 구애받지 않고 업무가 가능한가요?
협업툴 도입 시, PC뿐만 아니라 모바일 환경에서도 업무가 가능한지 확인해 보세요! 업무 환경에 구애 받지 않고 어디에서나 업무를 손쉽게 처리할 수 있다면 큰 도움이 되겠죠? 먼데이닷컴은 시간과 공간의 제약 없이 디지털 워크스페이스에서 실시간 협업이 가능하도록 모바일 앱(Android, iOS)을 지원하고 있습니다. PC와 모바일 앱에서 어디에서든지 원활하게 업무를 이어가 보세요! 📱
9. 자동화
✔️ 시간, 장소에 구애받지 않고 업무가 가능한가요?
동일한 같은 작업을 반복해서 수행하는 것만큼 비효율적인 일이 없지 않을까요? 🧐 ‘업무 자동화 기능을 제공하는지’ 역시 협업툴 도입 시 중요하게 고려해 보아야 할 요소 중 하나입니다. 물론, 쉽게 자동화 설정이 가능한지도 중요하겠죠? 자동화를 통해 반복된 업무를 자동으로 처리하여 시간을 절약하고, 업무 효율성을 높여보세요!
먼데이닷컴에서는 마감 기한 전 담당자에게 알림 전송, 상태 변경에 따른 추가적인 액션 등 반복되는 업무를 시나리오에 맞추어 작업을 자동으로 수행하는 “자동화” 기능을 제공합니다. 자동화 센터 내 다양한 자동화 옵션들을 제공하고 있으며, 코딩 없이 직접 생성해 볼 수도 있답니다 🤖
10. 보안
✔️ 믿고 사용할 수 있는 강력한 보안을 제공하나요?!
팀에서 업무 혹은 프로젝트를 수행할 때, 보안을 요구하는 작업 혹은 정보들이 존재하기 마련이죠. 협업툴 내에서 보안이 생명이다! 하는 작업을 수행한다면, 다음과 같은 보안 기능이 있는 협업툴인지 꼭 확인해 보시길 바랍니다❗️
권한 설정: 개별 사용자가 액세스할 수 있는 항목과 액세스할 수 없는 항목을 포함하여 계정 권한을 설정이 가능한지 체크해 보세요.
네트워크 보안: 데이터 보안을 유지하기 위한 보안 조치를 구현하는 플랫폼인지 체크해 보세요. 플랫폼을 오가는 데이터를 암호화하는 것은 물론, 정기적인 보안 테스트를 수행하고 국제 보안 표준을 준수하는지 확인해 보아야 합니다.
데이터 보호: 데이터 손실을 방지하기 위해 데이터를 보안 서버에 정기적으로 백업되는지 확인해 보세요.
🔓 먼데이닷컴은 국제 정보 보안 관리 기구(ISO)를 포함한 다수의 보안 프로토콜 준수하여 강력한 보안을 제공하며, 데이터를 보호합니다.
