세계에서 6번째로 큰, 전 세계 64개국의 20만명의 직원을 보유한 HSBC에서 어떻게 먼데이닷컴을 사용하게 되었는지, 그리고 어떻게 활용하고 있는지 설명해드리려고 합니다. 지난 먼데이닷컴 킥오프 미팅에서 HSBC의 Head of Social Listening & Analytics인 메튜 윈터바텀이 어떻게 먼데이닷컴을 도입하게 되었는지 설명을 하였답니다.
왜 먼데이닷컴이 필요했는가?
메튜가 있는 CSI(customer strategy&insights team) 부서는 그룹 내 6개 지역에 걸쳐 100여 명 남짓으로 구성된 팀입니다.
팀의 수장인 니기폴은 개개인에게 글로벌하게 분배된 팀의 일과 프로젝트를 어떻게 관리할지가 항상 고민이었다고 합니다. 먼데이닷컴을 도입하기 전의 업무 방식은 프로젝트와 관련된 모든 작업자가 엑셀이나 파워포인트에 관련 사항을 올리고, 월 1회 그들의 지역 대표에게 제출하면, 니키는 각 지역으로부터 프로젝트의 진행 상황과 관련된 6개의 PPT를 받고, 우리가 올바른 방향으로 일을 하고 있는지? 우리가 일에서 가장 중요한 것(최우선순위)을 작업하고 있는지? 등을 판단해야 했습니다. 특히 실시간이 아닌, 지난 정보들을 가지고 고민을 해야 하는 부분이 어렵게 느껴졌다고 합니다.
이를 해결하기 위해 니키는 이 불편한 업무 방식을 작업자들에게 부담을 주지 않으면서 바꿀 수 있을까? 를 고민하던중 매튜가 제안한 먼데이닷컴을 보고 반하게 되었다고 합니다!
그래서 작년 말에 아주 빠르게 글로벌 6개의 지역 csi 팀에 도입하여 그 팀에 배치한 150명 이상의 직원들에게 먼데이닷컴을 공급했습니다. 도입 첫 주에는 그 직원들에게 먼데이닷컴을 소개하고, 둘째 주에는 팀원들이 각자 하고 있는 일을 기록하고 추적하는데 바로 모든 사람이 먼데이닷컴을 사용하기 시작했으며 이 모든 과정이 정말 빠르게 진행되었다고 합니다.
먼데이닷컴 사용 후 어떻게 변화했는가?
프로젝트의 담당자, 마감기한, 진행 상황 등 모든 프로젝트의 정보를 작업자들이 보드에 남기기 시작했고, 니키는 언제든 본인이 원할 때 해당 업무 공간에 들어와서 실시간 정보를 확인할 수 있게 되었습니다.
특히 먼데이닷컴의 필터 기능은, 많은 데이터 중 원하는 정보만을 쉽고 빠르게 찾을 수 있기 때문에 아주 만족한다고 합니다. 예를 들어, 얼마나 UK 마켓과 관련된 질문을 받으면, 필터 기능을 사용해서 UK을 선택하기만 하면 관련된 리서치 목록을 볼 수 있어, 자주 받는 질문에 대한 정보를 찾는데 유용하게 활용하고 있다고 합니다.
또한, 간트 차트뷰를 통해 사업부별로 진행하고 있는 모든 일, 프로젝트를 시각적으로 파악하고, 임원진들이 더 중요하고 급한 일을 우선 처리하기 위한 의사결정을 내릴 수 있게 되었습니다.
- 대시보드 강점
먼데이닷컴을 사용한 후, 대시보드로 각 이해관계자가 관심이 있는 것에 맞춰 쉽게 관련 내용을 전달할 수 있게 되었습니다. 가장 좋은 것은 각각의 팀 멤버가 이 일을 따로 할 필요가 없다는 것입니다. 기존하던 대로 진행 상황을 먼데이닷컴 보드에 업로드하기만 하면 필요에 따라 다양한 관점의 리서치 자료를 뽑아낼 수 있어 이사진이 새로운 기회를 찾아 프로젝트를 확장할수록 대시보드를 유용하게 사용하고 있습니다.
- 먼데이닷컴 form (양식) 활용
먼데이닷컴을 도입하기 이전에는 리서치를 하고 싶은 사람은 워드로 된 양식을 작성해서 CS&I 팀의 누군가에게 보내야 했습니다. 글로벌 디렉터인 니키 또는 지역의 디렉터인 마크 등에게 보내면 팀원들에게 각각의 방법으로 일이 들어와 이런 요청을 한눈에 관리할 수 있는 중앙 시스템이 없는 것이 문제였습니다.
그래서 먼데이닷컴의 양식 기능을 활용해, 새로운 요청 사항을 추적할 수 있는 보드를 하나 새로 만들고, 사람들이 요청 사항을 보낼 수 있는 양식을 만들어서 쉽게 사용할 수 있도록 내부 웹사이트에 올렸습니다.
이제는 HSBC에서 소비자 리서치나 우리 팀의 도움이 필요한 사람이 먼데이 양식을 작성하면, 그 내용이 파이프라인 보드에 자동으로 저장이 되고, 그럼 임원진들이 일주일에 한 번씩 모여서 요청 사항들을 검토한 뒤, 해당 지역에 분배하거나 내부 감사를 위해 필요한 승인 절차를 거칩니다. 그러면 이게 자동으로 앞서 소개한 딜리버리 런웨이를 통해서 관련자들에게 전달이 되어 전체 프로세스를 하나의 플랫폼에서 해결할 수 있게 되었습니다.
먼데이닷컴 도입 후 직원 전체를 어떻게 온보딩하였는가?
온보딩 교육 발표자가 애자일 템플릿, 칸반 템플릿을 제작한 후에 직원들에게 전달했습니다. 물론 HSBC 내 업무 플로우를 담아서 기본 템플릿을 만들어서 직원들에게 바로 활용할 수 있도록 전달한 것입니다. 또한 15분짜리 교육 세션 영상을 만들어서 현재 업무를 먼데이닷컴으로 이전하는 방법을 교육하였습니다. 이러한 방식으로 2주 내로 여러 개의 팀, 타지역까지 전부 다 먼데이닷컴을 사용하기 시작하였습니다. 우리 회사 내부적으로 애자일하게 일하는 것을 강조하였습니다. 애자일의 핵심은 VALUE를 빠르게 고객에게 전달하는 것으로 생각했기때문에 그런 부분을 강조하여 먼데이닷컴 사용과 연결 지었습니다.
저희 HSBC 영업팀에서 사실 이러한 업무 방식에 대한 고민이 시작되었습니다. 적합한 벤더, 에이전시에 적합한 일을 전달하고 있는지? 적합한 가격을 제시하고 있는지? 항상 벤더들과 함께 일을 해왔기 때문에 그들이 어떤지 잘 알고 있었고 먼데이닷컴 사용에 더 빠르게 온보딩이 가능했습니다. Agency Ecosystem 보드를 생성하여 모든 supplier 이름을 리스트 업하였습니다. 하위아이템에는 각 supplier에 대한 리뷰를 작성하고 적합한 벤더 찾기뿐만 아니라 피드백 정리도 가능하게 되었습니다.
심플하지만 굉장히 효과적으로 일을 진행할 수 있게 되었습니다. 빠르게 벤더 찾고 빠르게 프로젝트를 진행해서 애자일한 업무를 진행하게 되었습니다. 영업팀에게도 먼데이닷컴 보드를 통해서 업무에 대한 확신을 보여줄 수 있었기 때문에 일이 잘 진행되고 있음을 실시간으로 표현할 수 있었습니다. 이렇게 영업팀에서 효율적으로 먼데이닷컴을 사용하다가 다른 팀에서 먼데이닷컴 사용 문의가 들어오기 시작했습니다. 이렇게 심플하지만 효율적으로 업무를 진행하는 모습들을 본 사람들이 먼데이닷컴을 다 사용하고 싶다고 이야기하기 시작하였고 그렇게 확장하게 되었습니다.
내부 포털에 모두가 들어와서 먼데이닷컴이 무엇인지, 사용자들이 들어와서 어떻게 먼데이닷컴으로 일하고 있는지 실제 활용사례들을 공유하게 되었습니다.
먼데이 양식을 사용해서 raise request 올려놓으면 본인이 엑세스를 원하거나 등록하고 싶은 외부 에이전시 올리거나 할 수 있도록 하였습니다. 관리자 입장에서는 굉장히 편하게 요청을 처리하고 수정사항들을 반영할 수 있게 되었습니다. 먼데이닷컴을 도입하는 각 담당팀에서 본인들 업무 플로우에 따라 어떻게 동일한 플랫폼을 각기 다르게 적용했는지도 볼 수 있었습니다.
Multi country deployment tracking은 먼데이닷컴을 통한 강력한 시각 기능을 100% 활용한 것입니다. 국가마다 보드를 활용하고 있고 이 보드들에 대한 데이터들을 Global 오리지널 뷰, 국가별 뷰와 대시보드 따로 가져가고 있습니다.
HSBC 내에서 2019년 11월 150명이 먼데이닷컴을 사용하기 시작해서 2020년 8월에는 1600명이 먼데이닷컴을 사용하고 있습니다. 모든 헤드 오피스와 주요 국가들에서 사용 중이며 현재 마케팅팀 뿐 아니라 HR, 디지털팀에서도 사용하고 의사소통하는 데에도 적극적으로 사용 중입니다. 뭔가 위에서 일방적으로 먼데이닷컴을 한 번에 전사적으로 도입하려고 한 것이 아니고 작은 팀이 사용을 시작하면서 자연스럽게 이 먼데이닷컴 활용이 퍼지기 시작하였습니다. 현재 내부적으로 80%가 먼데이닷컴을 업무를 하는 데 적극적으로 활용을 하고 있습니다. 먼데이닷컴을 셋업한 사람의 80%는 매일 또는 매주 본인 업무 트래킹을 위해서 활용하고 있고 이로 인해 업무 방식을 아주 빠르게 바꿀 수 있게 되었습니다.
먼데이닷컴을 전사적으로 도입하기 위한 팁 3가지?
- 특정 Use case에 포커스한 트레이닝 세션 진행 – 먼데이닷컴은 굉장히 유연하고 대부분의 것을 커스터마이즈 할 수 있습니다. 즉, 다양한 기능을 많이 지원하므로 다양하게 사용 가능합니다. 이 세세한 모든 기능을 한꺼번에 다 보여주면 어떻게 시작해야 할지 잘 모르고 오히려 사용하는 데 있어서 부담을 느낄 수 있습니다. 그래서 바로 적용을 시작할 수 있도록 특정 기능 혹은 특정 활용 사례에 포커스를 하여 트레이닝 세션을 내부적으로 진행하였습니다.
- Self discover – 먼데이닷컴을 사용 시작 후, 몇 주 안에 대부분 이거 없이 어떻게 지금까지 살았지? 라는 반응들이 다양한 팀에서 나오게 되었답니다. 그렇다 보니 스스로 다른 고급 기능을 찾아서 더 발전된 방법으로 먼데이닷컴을 업무에 활용하려고 하는 분위기가 형성되었답니다. 이 외에도 Post roll up clinic이라는 후속 교육 시간 또한 내부적으로 가졌습니다. 먼데이닷컴 팀 혹은 내부 교육자가 세션 진행해서 각 팀의 먼데이 사용법을 개선해주는 시간을 가졌습니다. 각 팀에서 업무 플로우에 맞게 사용할 만한 기능 추천을 해준다거나 업무에 먼데이를 최적화하는 시간을 가짐으로써 모두가 먼데이닷컴을 적극적으로 잘 활용할 수 있도록 하였습니다.
- 먼데이 챔피언 선정 – 각 팀마다 먼데이닷컴을 굉장히 잘 사용하고 기능들을 충분히 이해하는 사람들이 있습니다. 내부적으로 이 사람을 먼데이 챔피언으로 지정하여 다른 분들도 먼데이닷컴을 더 잘 사용할 수 있도록 도움 주는 롤을 지정하고 네트워크를 셋업했습니다.
- 먼데이 대시보드 따로 만들어서 운영 – 새로운 기능 올라오면 이 보드에 업데이트하여 전 직원이 쉽게 확인을 할 수 있도록 했습니다. 먼데이닷컴 보드에 로그인해서 바로 볼 수 있도록 하고 찾고자 하는 것들을 바로 찾을 수 있도록 하였습니다. 딱히 전체 이메일을 매번 돌리지 않고 모든 사람이 소통할 수 있는 좋은 방법이라고 생각합니다.
한국에도 이렇게 작은 팀으로 시작하여 점차 사용의 확장이 일어나는 기업들이 꽤 있습니다. 그러한 기업들도 어떻게 점차 먼데이닷컴 활용을 모두가 잘 할 수 있도록 내부적으로 어떠한 시스템과 역할들이 존재하는지 이야기를 들어보면 너무 좋은 사례가 될 것 같습니다. 저희가 더욱더 다양한 먼데이닷컴 활용 사례 소식들을 공유해드리도록 노력하겠습니다. 먼데이닷컴 무료체험을 신청하실 분들은 아래 배너를 꾹 클릭하여 신청해주시면 14일 동안 무료로 체험해보실 수 있습니다.
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