지난 몇 달 동안 사회적 거리 두기로 인해 대기업과 중소기업 모두 원격으로 근무하고 새로운 재택근무 문화를 구축해야 했습니다. 그러나 현대 기술은 이 모든 것을 가능하게 할 수 있는 광범위한 가상 통신 채널을 우리에게 제공해 주었습니다.

하지만 많은 사람들이 대면에서 원격 통신으로의 전환을 상당히 어려운 과제라고 생각하고 있습니다.

놀라운 사실은 원격 작업 환경에서 발견되는 많은 문제들이 의사소통의 부족에서 기인하는 것이 아니라 ‘과도함’에서 기인한다는 것입니다. 

하지만 가상 커뮤니케이션의 과제와 솔루션에 대해 살펴보기 전에 정의를 내려보도록 하겠습니다.

가상 커뮤니케이션이란 무엇입니까?

가상 또는 원격 커뮤니케이션은 물리적으로 우리 앞에 존재하지 않는 사람들에게 도달하기 위해 기술을 사용하는 의사 소통입니다. 이는 화상 회의, 전화 통화, 채팅, 팩스 등 비대면 소통의 모든 것이 될 수 있습니다.

가상 커뮤니케이션은 항상 존재해왔지만, 오늘날 전세계적인 사회적 거리두기로 인해 많은 사람들이 가상 커뮤니케이션에만 의존하면서, 가파른 학습 곡선을 경험하고 있습니다.

문제점

많은 사람들이 원격 근무 환경에서 커뮤니케이션의 부족을 우려하지만, 지난 몇 달 동안 발생한 문제는 사실 과도한 가상 회의 및 ‘화상 회의 피로’였습니다.

이러한 문제를 겪고 있다면 너무 걱정하지 않으셔도 됩니다. 팀에 맞는 의사소통 방법을 찾을 시간은 아직 충분합니다.

해결책

Home 2020의 Wundamail Work 보고서는 참가자의 절반 이상이 중단 없는 장시간 작업을 달성하기 위해 가상 회의를 더 적게 갖기를 원한다고 결론 내렸습니다.

멀리서 일할 때 ‘과소통’하고 싶은 충동은 완전히 이해할 수 있지만, 대부분의 경우 회의 과잉을 쉽게 줄일 수 있습니다.

원격 팀이 이를 달성할 수 있는 5가지 방법은 다음과 같습니다.

1. 다른 가상 커뮤니케이션 도구를 사용하세요

모든 것은 맞는 시간과 장소가 있습니다. 원격 커뮤니케이션 도구도 그렇습니다. 다양한 유형의 커뮤니케이션에 대해 특정 채널을 지정하여 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다. 

비디오와 전화 회의가 필요한 때가 있는가 하면 덜 방해받는 형태의 가상 커뮤니캐이션이 더 효과적인 때도 많습니다. 

질문이 있나요? 회의 때 말하지 못한 것이 있나요? 이럴 때 바로 채팅 앱을 사용하면 됩니다. 슬랙에서 구글 행아웃에 이르기까지, 사용자 친화적인 채팅 플랫폼은 넘쳐납니다.

그리고 이메일 기억하시나요? 이메일은 여전히 커뮤니케이션에 좋은 도구입니다. 불필요한 미팅을 대신할 수 있는 더 길고 자세한 메모에 적합합니다.

2. 원격 커뮤니케이션 기술을 연마하세요

대면 커뮤니케이션과 마찬가지로, 원격 커뮤니케이션은 일정한 대인관계 및 전략적 기술을 필요로 합니다. 이러한 기술을 통해 장시간의 가상 미팅을 줄이거나 효율성을 높일 수 있습니다. 

가상 커뮤니케이션 기술의 예는 다음과 같습니다:

  • 적절한 채널을 적시에 사용한다
  • 필요할 때 사전 예방에 신경 쓴다
  • 화상 회의를 미리 준비하고 진행 중에 집중한다
  • 적절한 시간 내에 메시지에 회신한다

가상 커뮤니케이션 에티켓이라는 것이 하루아침에 정립되지는 않을 것입니다. 팀 전체를 참여시키는 가장 좋은 톤을 설정하고 예시를 활용하여 리드하세요.

3. 조화로운 팀 내 커뮤니케이션을 통해 가시적인 책임감을 만들어주세요

매 시간 하는 회의나 마이크로 매니징 없이도 팀원들이 계속 업무를 수행하고 책임감을 갖게 할 수 있습니다.

과도한 커뮤니케이션과 커뮤니케이션 부재 사이의 적절한 지점을 찾으려면 먼데이닷컴과 같은 워크OS를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 정돈된 프로젝트 보드를 통해 각자의 워크플로우를 지키면서도 여러 부서 간 협업을 진행할 수 있습니다. 

항상 팀에서 무슨 일이 일어나고 있는지 살펴볼 수 있으며, 이는 생산성과 문화 모두에 해로운 빈번한 확인 미팅을 피할 수 있게 해줍니다. 

4. 원격 커뮤니케이션의 장단점을 확실히 파악하세요

물리적인 직장에서의 반복적인 의사소통을 그대로 가져오려고 하면 너무 많은 가상 미팅이 생겨나기 마련입니다. 가상 커뮤니케이션의 장단점을 처음부터 파악하면 보다 정보에 입각한 전략을 수립할 수 있습니다.

다음은 몇 가지 예입니다:

장점 

∙ 유연성 – 시간대와 위치는 더 이상 문제가 되지 않습니다. 가상 커뮤니케이션을 통해 언제 어디서나 팀원들과 연락할 수 있습니다. 

∙ 집중 – 원격으로 작업할 때 모든 커뮤니케이션은 의도적이고 사전에 계획된 것이며, 일반적으로 물리적 공간에서 발생하는 잡담을 방지할 수 있습니다.

∙ 기록 – 즉흥적인 복도에서의 토론과 달리 가상 커뮤니케이션은 항상 모든 내용을 기록하여 놓친 것이 있는지 확인할 수 있습니다.

단점

∙ 비언어적 지표 – 화상 회의에서도 바디 랭귀지나 목소리 톤 등은 완전히 전달될 수 없습니다. 이를 인지하고 감정을 말로 표현하기 위해 추가적인 노력을 기울여야 합니다.

∙ 유대감 없음 – 특히 새로운 직원이 들어온 경우, 관계를 형성하는 것이 어렵습니다. 음식 사진이나 gif 등을 공유하는 일상적 대화방을 만들어 이를 해결할 수 있습니다.

∙ 기술적 문제 – 요즘처럼 기술이 발달한 때에도 열악한 서비스, 하드웨어 오작동 등의 문제에 노출될 수 있습니다. 이러한 경우에 대비해놓는 것이 중요합니다.

5. 전략을 계속 조정하세요

원격 및 가상 커뮤니케이션에서 중요한 키워드는 ‘조정’입니다. 초기 전략을 수립하고 가상 회의를 기본값으로 사용하지 않으면 팀원별로 모범 사례를 적용할 수 있습니다. 아래와 같이 적절한 Work OS 템플릿으로 작업하는 것은 지속적으로 사용자의 흐름을 조정할 수 있는 좋은 방법입니다.

원격 팀 업무 템플릿 사용하기 


가상 커뮤니케이션은 끊임없이 발전하는 과정이므로 열린 마음으로 다른 팀원의 의견을 받아들여야 합니다.