에이전시, 프리랜서, 인하우스 팀 – 이 가이드는 여러분을 위한 것입니다! 비디오, 라디오, 텔레비전 그 무엇이든 컨텐츠를 제작하려면 최상의 결과물을 위해 능률적이고 단순한 프로세스가 필요합니다.  또한 모든 프로젝트가 어디에 있는지 한 눈에 확인하고 계획한 대로 진행할 수 있는 강력한 조직 도구가 필요합니다. 다행히도, 우리는 해답을 가지고 있어요!

이 가이드에서는 먼데이닷컴에서 미디어 및 프로덕션 관리를 시작하는 데 도움이 되는 간단하지만 강력한 워크플로우를 소개합니다. 바로 함께 살펴봅시다!

클라이언트 보드 설정하기

첫번째 보드는 클라이언트 보드입니다. 이 보드는 저희의 모든 고객들의 정보를 참조하는 데 유용합니다. 여기서는 잠재 고객, 기존 고객 및 과거 고객을 추적 및 관리하고 도중에 공유된 중요한 파일을 저장할 수도 있습니다. 

자동화로 워크플로우 강화하기

몇 가지 간단한 자동화를 통해 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 이를 통해 수동 작업에 대한 시간을 절약하고 간과되는 사항이 없도록 하며, 리마인더를 통해 담당자가 반복 작업을 놓치지 않고 할 수 있도록 합니다. 

이 워크플로우에 3가지 간단하고 효율적인 자동화를 추가하여, 상태 변화에 따라 자동으로 고객을 관련 그룹에 배치할 수 있습니다. 

주의: 이 보드가 어떻게 비디오 프로덕션 보드와 연결되는지 뒤에서 설명드리겠습니다….나가지 마세요!!

고급 비디오 상태 보드 설정하기

이 보드는 팀원뿐 아니라 팀장과 관리자도 모든 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지 한 눈에 파악할 수 있도록 함으로써 모든 것을 하나로 묶어놓습니다. 

클라이언트 (또는 부서 내부)로부터 새 비디오 요청이 들어오면 해당 요청은 “비디오 요청 수신(Incoming Video Requests)” 그룹에 추가되고 완료가 되면 “완료(Done)” 그룹으로 이동됩니다. 여기에는 비디오 리드, 우선 순위, 만기일, 예상 예산, 간략한 세부 정보, 출처, 위치 등 각 동영상의 세부 정보가 저장됩니다. 

설문으로 효율적이고 쉽게 비디오 요청 수집하기!

클라이언트와 함께 작업할 때는 많은 시간과 노력을 들여 작업해야 합니다. 양식 보기를 사용하면 공유 가능한 링크를 통해 클라이언트 및 내부 부서 전체의 모든 비디오 요청을 수집하여 프로세스의 주요 단계를 간소화할 수 있습니다. 이 쉬운 방법을 사용하면 더 이상 오래된 이메일이나 메모장을 뒤지느라 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.

자동화를 통해 수동 절차 줄이기 

위에서 설명했듯이, 자동화는 수동 작업을 제거하고 작업에 균열이 생기지 않도록 함으로써 워크플로우를 강화할 수 있습니다. 이 보드에서는 추가 리마인더 알람을 설정하여 릴리즈 날짜 3일 전에 비디오 담당자에게 알림을 줍니다. 더 이상 벼락치기 할 수 없게요!

또한 상태가 변경될 때마다 관련 그룹으로 아이템을 이동시킬 수 있는 자동화 체인도 만들었습니다. 

클라이언트와 비디오 상태 보드 연동하기

클라이언트 및 비디오 상태 보드라는 두 개의 보드를 만들었습니다. 이제 이 보드를 연결하여 모든 정보를 동기화하고 컨텍스트를 유지하도록 해보겠습니다. 이를 위해 클라이언트 보드에 연결 컬럼을 추가했습니다. 이 컬럼을 통해 모든 클라이언트를 비디오 상태 보드에서 작업 중인 비디오에 연결할 수 있습니다. 이 기능은 이러한 모든 프로젝트의 비디오 상태를 클라이언트 보드에 미러링하여 한 번에 모든 중요한 세부 정보를 볼 수 있게 합니다. 

간단한 프로덕션 프로세스 보드 만들기

간단한 세부사항으로 돌아가서 이 기본적인 보드를 통해 일상적인 작업을 시작하세요. 이 보드의 핵심은 각 비디오 또는 프로젝트를 각기 다른 구성 요소로 세분화하고 성공적으로 완료될 때까지 각 단계를 거치는 것입니다. 

팁: 아래 크로스보드 자동화를 사용하여 비디오 상태 보드(이전 보드)의 상태가 “사전 프로덕션(Pre-Production)”으로 변경되는 즉시 이 보드를 자동으로 만듭니다. “사전 프로덕션으로 상태가 변경되면 새 보드를 생성하고 비디오 담당자에게 알려주세요.(When status changes to Pre-production, create a new board and notify Video lead)”

이 보드에서 각 프로젝트는 서로 다른 단계와 작업에 의해 세분화되며, 각 작업을 서로 다른 팀원에게 할당하고, 특정 마감일, 초안 파일 및 링크를 추가하고, 예산 차이를 계산할 수 있습니다.

더 나은 협업을 위해 클라이언트와 공유하기

공유 가능한 보드를 통해 고객과 직접 협업하는 것은 어떨까요? 이렇게 하면 각 단계의 상태를 추적할 수 있고, 초안을 쉽게 공유하여 피드백을 수집하고 하나의 대화형 공간에서 모든 것을 관리할 수 있습니다. 

우선 순위 또는 예산과 같은 기밀 정보가 있는 경우에도 문제 없습니다! 컬럼과 보드의 권한을 설정하세요.

팁: 파일 컬럼의 주석 기능을 사용하면 고객이 쉽게 의견을 제시할 수 있습니다.

데이터 통찰력으로 프로덕션 프로세스 개선하기

보드 보기 및 대시보드는 높은 수준의 개요를 얻을 수 있는 데이터의 심층 분석을 제공하여, 나중에 더 나은 의사결정 및 계획을 수립할 수 있도록 합니다. 보기를 통해 개별 보드에서 통찰력을 얻을 수도 있지만, 대시보드는 계정 전체의 모든 중요한 메트릭을 한 곳에 표시할 수 있는 좋은 방법입니다. 높은 수준의 목표에 팀의 집중력과 동기를 부여할 수 있습니다!

차트 보기

이 보기를 사용하면 중요한 데이터의 스냅샷을 얻을 수 있습니다. 현재 진행 중인 모든 프로젝트의 상태 개요 또는 함께 작업하는 클라이언트 유형(Enterprise, Medium 또는 Small Business)을 살펴볼 수 있습니다. 차트 보기에 대해 자세히 알아보려면 이 포스팅을 확인하세요. 

퍼포먼스 인사이트

이 보기를 통해 각 상태에 얼마나 많은 시간이 소요되었는지 더 자세히 살펴보고, 향후 계획을 수립하고 이를 더 잘 파악할 수 있습니다. 퍼포먼스 인사이트에 대해 자세히 알아보려면 이 정보를 참조하시기 바랍니다.

팁: 계정 전체의 보드에 대한 인사이트를 얻으려면 대시보드를 활용하세요.