<ㅍㅍㅅㅅ>는 시사, 문화, IT, 생활 등 다양한 영역에서 자체 제작 포스팅과 기고글로 운영되는 온라인 매거진 사이트입니다. ㅍㅍㅅㅅ 아카데미 최기영 본부장님께서 직접 먼데이닷컴을 활용하는 법에 대해서 공유해주셨습니다.

새로운 게 나오면 웬만하면 써보는 회사의 분위기에 따라, ㅍㅍㅅㅅ는  먼데이닷컴(monday.com) 역시 사용해 보았습니다. ㅍㅍㅅㅅ이 생각하는 먼데이닷컴은 ‘테이블 형태의 관리 대장’을 만들어 주는 툴이라고 표현하셨습니다.

아무것도 없이 빈 화면으로 시작하는 노션보다는 조금 뭐가 더 있지만, 그래도 빈 공간이 많습니다. 여기에 하나하나 채워나가며 업무를 관리해 나가는 것인데… 먼데이닷컴을 사용하면 기본적으로는 보드(Board)→그룹(Group)→아이템(Item)으로 업무 단위를 쪼개 관리해야 하고, 아이템은 엑셀이나 스프레드시트의 테이블 형태로 기록할 수 있습니다. 모든 부분에 대해서 커스터마이징이 가능합니다. 먼데이닷컴은 기본으로 담당자, 상태, 날짜를 입력하게 되어 있고, 관리 항목 추가하고 싶으면, 먼데이닷컴에서 미리 만들어 둔 항목을 선택해 추가하게 되어 있습니다.

add column을 선택하면
이런식으로 항목을 선택할 수 있습니다.

ㅍㅍㅅㅅ가 먼데이닷컴을 업무에 활용하면서 가장 큰 힘을 가진 것은 통합(integration)과 자동화(automation)기능이라고 말씀해주셨습니다. 말 그대로 다른 업무 툴과 통합해 연동하고 자동화하는 기능입니다. 구글 폼 같은 설문을 외부에서 받으면 자동으로 회신 메일을 보내고, 또 그에 따라 자동으로 분류가 가능합니다.

픗픗아카데미는 이 기능을 당장 이렇게 써보았습니다. 픗픗아카데미의 여러 업무 중 아직까지 노가다(?!)를 하는 업무가 바로 세금계산서 발행 업무입니다. 회사에서 수강료를 지원해 주는 경우, 각 회사에서 바로 픗픗아카데미에 입금을 하고, 세금계산서 발행 요청을 하는 경우가 있습니다. 이 과정은 별거 아님에도 아래와 같은 절차를 겪게 됩니다.

몇 번의 과정이 있기에 사업자 정보가 잘못 전달되거나 담당자가 묵혀놨다 전달하는 등 업무 재작업, 지연, 누수 가능성이 어느 정도는 상존합니다. 그런데 먼데이닷컴을 써보니 위 절차가 아래와 같이 심플해졌다고 합니다.

담당자는 세금계산서 발행 관련 먼데이닷컴 폼 링크만 전달하면 그 뒤의 업무가 사라지고, 세금계산서가 발행되면 자동으로 고객에게 통보까지 갑니다. (먼데이 닷컴 자동화 기능을 적절하게 활용한 사례입니다.)

이런 식으로 폼을 만들어 그 주소를 고객사에 전달하고, 고객사가 해당 폼에 맞춰 정보를 입력하면 자동으로 아래와 같이 테이블이 만들어지고, 담당자에게 알림 메일이 가게 할 수도 있습니다.

그러면 담당자는 해당 정보를 확인 뒤 세금 계산서를 발행한 후 상태(Status)를 ‘접수’에서 ‘발행’으로 변경하면 발행 완료된 아이템은 자동으로 발행 완료 그룹으로 이동하고, 발행이 완료되었다고 메일이 발송되게 할 수 있습니다.

먼데이닷컴의 강점은 코딩이 필요 없이, 단순히 문장만으로 자동화를 만들 수 있다는 점입니다. 미리 정해진 룰에 따라 몇 가지 항목만 확실히 정하면 됩니다.

이번에 사용한 자동화 룰은 아래 룰이었습니다. ‘어떤 상태(status) 항목이 무언가(something)라도 변하면, 누군가에게 이메일을 보내라’는 룰. 이 룰에 따라 자동화를 세팅하고 싶다면 상태가 어떤 상태인지, 무언가가 어떤 무언가인지, 이메일 주소는 무엇인지, 누구에게 보낼 것인지만 선택하면 됩니다.

이 룰을 선택한 뒤, 폼으로 받은 정보를 쓸 수 있게만 해주면 됩니다.

이처럼 자동화 기능을 활용하여 ㅍㅍㅅㅅ (픗픗) 아카데미에서 세금계산서를 발행하는 과정이 단순해졌습니다. 반복적인 업무에 대해서 몇 가지 세팅을 적용하여 자동으로 세금계산서 발행 사이클이 돌아가게끔 한 좋은 활용 사례라고 볼 수 있습니다.

앞으로도 계속해서 한국 먼데이닷컴 유저들의 실제 활용사례들을 업데이트 해드리도록 하겠습니다. 먼데이닷컴을 무료로 체험해보고 싶으신 분들은 아래 이미지를 꾹 눌러서 무료체험을 신청해보세요.