프로젝트 관리 목적은 단 한 가지! 성공입니다. 성공적으로 완료된 프로젝트는 예산 내에서 비즈니스 목표에 맞게 제품 또는 서비스를 제공하는 것을 뜻합니다. 최고의 자원과 도구를 선택하고, 업무를 배분하고, 단계를 설정하고, 예산을 지켜보세요. 주의를 기울이면 모든 과정이 완벽하게 진행될 것입니다.
사실 최고의 주의를 기울여도, 프로젝트는 실패로 끝날 수 있습니다.
프로젝트는 종종 팀과 라이프 사이클에 영향을 미치는 행동과 결정에 의해 실패하고는 합니다. 많은 경우, PM이 자신의 잘못을 깨닫지 못하여 피해가 발생합니다. 다음은 PM이 직면하는 6가지 일반적인 문제로, PM이라면 절대 하지 말아야 할 행동들입니다.
범위가 잘못 정의되었거나 아예 정의되지 않은 경우
프로젝트 범위는 수행해야 할 작업과 수행하지 않아도 될 업무를 정의하는 영역입니다. 프로젝트 범위에 업무를 제대로 배분하지 못할 경우, 두 가지 주요 리스크가 발생합니다: 팀원이 프로젝트의 방향성을 이해하지 못하거나; 고객이 기대하거나 요청할 수 있는 범위를 알지 못하는 것입니다. 이러한 리스크로 인해 팀의 효율성이 저하되어 프로젝트가 위험에 처하게 됩니다. 리소스가 잘못 사용될 수 있고, 마감일을 놓치거나 예산이 부족해질 수도 있습니다.
따라서 프로젝트 실패 위험을 방지하기 위해서는 아래의 세부 사항들을 고려해 업무 범위를 제대로 정의하는 것이 중요합니다.
- 업무 단계 및 결과물
- 높은 수준의 요구 사항, 의존성 및 제약 조건
- 이정표 및 의사 결정 지점이 있는 프로젝트 일정표
- 프로젝트 팀이 수행하지 않을 작업들
이 세부 사항들은 프로젝트를 제대로 시작하고 팀원과 이해관계자들이 모든 것을 제대로 활용할 수 있게 하는 참고 자료가 될 수 있습니다.
잘못 문서화된 프로세스
프로세스가 수명 주기를 거치는 동안 종종 간과되는 영역은 ‘문서화’입니다. 팀 구성원은 작업 수행이나 결과물을 만드느라 일어나는 모든 일들을 파악하기 힘듭니다. 하나의 작업에서 다음 작업으로 이어지는 경로가 어떻게 되는지, 요구 사항이 어떻게 충족되고 있으며 누가 수행했는지 확인할 수 없기 때문에 이로 인한 프로젝트 실패의 위험이 매우 큽니다. 이렇게 되면 전체 프로젝트를 중단해야 할 수도 있습니다.
PM은 문서화를 일반화하고, 라이프 사이클의 모든 단계에 문서를 작성해야 합니다. 다음은 각 단계에 포함되어야 하는 문서 유형입니다.
- 시작 단계 – 타당성 보고서, 프로젝트 헌장, 비즈니스 사례
- 계획 단계 – 요구 사항 문서, 설계 문서, 리소스 할당
- 실행 단계 – 추적성 매트릭스, 이슈 트래커, 통신 계획
- 제어 단계 – 프로젝트 변경 트래커, 테스트 계획 및 결과
- 폐쇄 단계 – 사용자 매뉴얼, 교육 자료, 인계 계획서, 마감 보고서, 학습 내용 등
이 수준으로 프로세스를 문서화하면 팀을 하나로 맞출 수 있습니다. 모든 팀원들은 무엇이 행해져야 하는지 이해할 수 있으며, 프로젝트에 문제가 생겨도 금방 해결할 가능성이 훨씬 높습니다.
정보 없이 리소스를 할당하는 경우
프로젝트에서 가장 중요한 부분은 자원입니다. 기존 팀원, 신입 사원 또는 계약업체이든 간에, 프로젝트를 제대로 실행할 수 있는 지식과 기술을 가진 사람들을 신중하게 선택해야 합니다. 하지만 PM은 종종 기존의 관계나 직감적인 본능을 바탕으로 팀원을 선택하는 실수를 저지릅니다. 각각의 자원을 제대로 조사하지 않는다면, 알지 못하는 새에 심각한 문제가 발생할 수 있습니다.
예를 들어, 정기적으로 점심을 함께 먹는 동료들을 프로젝트 팀에 합류시킵니다. 동료의 성격이 마음에 들고 잘 맞을 수 있다고 생각하기 때문입니다. 하지만 프로젝트가 본격화되면, 그 사람이 배정된 역할에 필요한 기술이 부족하다는 것을 알게 됩니다. 결국 그 사람을 프로젝트에서 빼게 되어 입장이 난처해지고, 할당된 업무를 제대로 수행할 수 있는 다른 직원을 찾아야 합니다. 결국 시간도, 비용도 낭비하게 된 것입니다.
팀 구성원들 간의 충돌, 느린 업무 처리 등과 같은 위험을 방지하려면 팀원을 선택할 때 다음을 고려해야 합니다.
- 프로젝트에 필요한 업무와 관련 스킬을 문서화합니다.
- 뛰어난 커뮤니케이션 기술과 팀 지향적 성격을 우선시합니다.
- 검토 중인 팀 구성원들의 스킬 분석 또는 성과 검토 등 HR팀에게서 도움받아야 할 것들을 리스트업합니다.
- 다른 프로젝트 리더 및 부서 관리자들로부터 추천을 받습니다.
- 외부 후보자에게 프로젝트 이력을 제공하고 시나리오 기반 인터뷰를 진행합니다.
강한 팀 만들지 않기
멤버들이 함께 잘하지 못하면 성공할 수 없습니다. 서로 종속되는 프로젝트 특성상 독립적으로 실행하는 작업이 거의 없습니다. 팀의 모든 사람들이 함께 잘 하고, 공개적으로 소통하며, 무엇보다도 서로를 지지함으로써 이익을 얻습니다. 응집력 있게 일하지 않는 팀은 갈등과 잘못된 의사소통을 할 수 있으며, 이로 인해 더 큰 단절을 초래할 수 있습니다.
제품 개발 단계에서 팀원 간 소통이 잘못되었다고 가정해 보겠습니다. 팀원 둘은 각자의 기준에 따라 일합니다. 하지만 두 팀원으로부터 지시를 받는 사원은 어느 지시를 따라야 할지 몰라 더 많은 갈등과 혼란을 야기하고, 이는 결국 시간과 비용을 낭비하게 합니다.
프로젝트 리더로서, 이러한 종류의 문제가 발생하는 것을 막아야 하며, 문제가 발생할 때까지 기다리지 말고 다음과 같은 팀 활동을 조기에 수립해야 합니다:
- 팀원들과 소통하기 위한 데일리 미팅
- 문제 해결을 위한 주간 프로젝트 콜
- 민감한 문제를 파악하기 위한 개인 면담
- 볼링, 저녁, 페인팅 클래스와 같은 팀 활동
팀원들이 모든 것에 동의할 것이라고 생각하는 것은 비현실적이지만, 팀이 강하면 성숙하고 전문적인 방식으로 의견 불일치가 이루어질 수 있습니다. 궁극적으로, 강한 팀은 팀 전체가 목표에 도달할 수 있도록 개인의 성공을 원합니다.
전략적 계획에 참여하지 않기
전략적 계획 프로세스는 우선순위가 설정되고, 이해당사자가 식별되며, 원하는 목표와 결과가 정의되는 단계입니다. 이러한 논의는 프로젝트 관리자가 종종 제외된 채 지도부 간에만 이루어집니다. 이렇게 하면 조직의 목표, 목적 및 우선순위에 대한 이해도가 제한되고 의사결정이 저하될 수 있습니다. 제품의 설계를 변경하라는 요청을 받았다고 가정하면 프로젝트에 더 많은 비용이 소요됩니다. 회사의 우선순위가 비용인지 혁신인지 모를 경우에는 정보에 입각한 결정을 내릴 수 없습니다. 이는 프로젝트 실패로 이어질 수 있습니다.
이를 방지하기 위해서는 전략적 계획 단계에 PM도 참여해야 하며, 이 단계에서는 다음과 같은 질문을 할 수 있습니다.
- 조직의 주요 목표, 목적 및 우선순위는 무엇입니까?
- 성공을 어떻게 정의해야 할까요?
- 우리의 이해관계자는 누구입니까?
- 예상 ROI는 얼마입니까?
이러한 질문은 프로젝트를 성공으로 이끌 수 있을 뿐만 아니라 조직의 더 큰 목표를 달성할 수 있는 프로젝트 계획을 개발하는 데 도움이 될 것입니다.
혼자 다 해결하려고 하기
프로젝트 리더로서, 여러분은 프로젝트가 문제없이 잘 수행되기를 바랄 것입니다. 그러나 임원들이나 주주로부터 피드백이 있을 경우, PM은 해당 정보를 공유할 책임이 있습니다. 이를 공유하지 않는다면, 팀원들은 프로젝트가 위험에 처해 있는지 알 수 없게 되고, 결국 문제를 해결하기 위해 아무것도 할 수 없습니다. 개방된 커뮤니케이션을 통해 프로젝트의 실패를 방지할 수 있습니다.
다음과 같은 커뮤니케이션 활동을 통해 이러한 문제를 방지할 수 있습니다:
- 일일 또는 주간 회의
- 매주 프로젝트 팀의 상태를 보고하는 이메일
- 매주 조직의 상태를 보고하는 이메일
- 지도부 및 이해관계자와의 주간 업데이트 회의
이를 통해 동료에게 도움을 받을 수 있고, 프로젝트가 직면할지도 모르는 문제를 방지할 수 있습니다.
작은 변화로부터 큰 성공을 만들어낼 수 있습니다!
프로젝트 관리에 대한 접근 방식을 자세히 살펴보면 위에서 말한 것과 같은 몇 가지 문제를 발견할 수 있습니다. 간단한 조치를 취함으로써 현재 진행 중인 과정을 변경하고, 잠재적인 부수적 피해를 방지하고, 프로젝트와 팀에 훨씬 더 큰 성공 기회를 제공할 수 있습니다.
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