끊임없이 변화하는 프로젝트 관리 환경에서 효과적인 PM이 되려면 개인의 특성과 전담 기술을 올바르게 조합하는 것 이상의 것이 필요합니다. 노련한 프로젝트 관리자조차도 프로젝트를 성공적으로 감독하는 데 어려움을 겪습니다. 모든 과제에는 새로운 과제와 다른 기준이 있기 때문입니다.
오랫동안 한 분야에 종사해 온 PM 분들이시라면 이 직업이 과학과 예술의 섬세한 균형이 필요하다는 데 동의하실 것입니다. 과학은 한 분야에 대한 경험과 노력, 평생 학습을 통해 얻은 전문적인 지식이나 능력입니다. 예술은 지도력, 조직, 의사소통 및 창의성을 위한 고유의 재능으로서 문제가 발생하기 전 이를 알아차릴 수 있는 직관을 의미합니다.
프로젝트 관리가 점점 어렵다고 느끼시는 분들을 위해, 효과적인 PM이 되는 데 도움이 되는 몇 가지 팁이 있습니다.
1. 소프트 스킬의 우선순위
PM은 종종 대단한 리더십을 발휘해 존경을 얻습니다. 그렇기 때문에 소프트 스킬이 매우 중요합니다. PM으로서의 능력을 인정받기 위해서는 모든 프로젝트 팀 구성원들로부터 최고의 성과를 이끌어 낼 수 있어야 합니다 . 다른 사람들이 함께 일할 수 있도록 코치 역할을 수행하거나 이해관계자 및 팀원들과의 껄끄러운 대화를 해야 할 수도 있습니다. 이 모든 것에는 소프트 스킬이 필요합니다.
또한 프로젝트의 성공 여부는 팀원의 기술에 크게 좌우됩니다. 능률적인 관리자는 각 팀원의 고유한 약점과 강점을 파악하여 작업을 적절하게 할당하기 위해 노력합니다. 소프트 스킬의 우선순위를 정하고 팀원의 강점을 활용하면 신속하게 업무를 수행할 수 있으며 체계적으로 시간을 관리할 수 있습니다. 그리고 모든 팀원이 자신의 강점을 활용해 최선을 다한다면 프로젝트는 엄청난 성공을 거둘 것입니다.
2. 프로젝트 관리 도구 활용
PM들은 온라인 프로젝트 관리 소프트웨어(협업툴)을 최우선적으로 살펴봐야 합니다. 일반적으로 협업툴은 프로젝트와 관련된 중요한 정보를 저장하는 역할을 합니다. 문서 작성부터 피드백 제공, 파일 공유, 원활한 협업 및 효과적인 커뮤니케이션에 이르기까지 프로젝트 관리 소프트웨어는 PM뿐만 아니라 팀의 모든 사람들이 사용할 수 있는 통합된 플랫폼 역할을 합니다.
3. 프로젝트 관리 교육으로 스킬 연마
소프트 스킬뿐만 아니라, 효과적인 프로젝트 관리에는 많은 PM 기술들이 필요합니다. 또한 많은 사람들이 프로젝트 관리 교육이 신규 / 주니어 프로젝트 관리자를 위한 것이라고 생각하지만, 그렇지 않습니다. 효율적인 프로젝트 관리 능력을 향상시킬 수 있는 초보자부터 숙련자를 위한 고급 과정까지 다양한 프로젝트 관리 과정이 있습니다.
프로젝트 관리 교육을 사용하면 경험이 부족한 기술 문제를 해결하거나 몇 년 전에 배운 몇 가지 방법론과 주요 프로젝트 관리 원칙을 새로 고칠 수 있습니다. 대부분의 경우 프로젝트 관리 자격증은 높은 업무 성과에 도움을 줍니다.
4. 커뮤니케이션이 핵심!
리더십을 갖추는 것도 중요하지만, 효과적인 프로젝트 관리를 위해서는 커뮤니케이션이 필수적입니다. 프로젝트가 원활하게 운영되려면 관련 이해관계자들과 고객 간 일관되고 효과적인 커뮤니케이션이 이루어져야 합니다. 또한 갑작스러운 혼란을 방지하기 위해 새롭게 변경된 사항을 팀 구성원들과 공유해야 합니다. 그리고 프로젝트 관리를 더욱 효율적으로 하기 위해 가장 필요한 것은 팀 구성원과 자신 사이의 모든 커뮤니케이션 라인을 항상 열어 누구나 질문이나 소통을 할 수 있도록 하는 것입니다.
비효율적인 커뮤니케이션은 프로젝트 실패를 초래할 수 있습니다. 결과적으로 모든 사람들이 올바른 결정을 내려 원활하게 프로젝트를 추진하기 위해서는 필요한 정보를 동일하게 확보해야 합니다. 프로젝트 상태 보고서는 모든 사람들이 루프를 유지하고 프로젝트 개발에 관한 새로운 내용을 업데이트하는 데 유용합니다.
5. 다른 PM으로부터 배우기
효과적인 프로젝트 관리는 하나의 스킬에만 의존하는 것이 아닙니다. PM의 역할을 효과적으로 수행하는 데 중요한 것은 PM의 숙련도와 그들이 사용하고 있는 다양한 접근 방식과 기술을 연구하여 프로젝트 관리에 적용해 봄으로써 학습 경험으로 삼는 것입니다. 또한, 다른 PM이 팀, 프로젝트, 예산 및 시간을 효과적으로 관리하는 방법을 배우기 위해 PM 네트워크에서 전문적인 개발을 진행할 수도 있으며, 다른 산업에서 활동하는 PM으로부터 스킬을 배울 수도 있습니다. 다른 PM과 노트를 교환해 배울 수 있는 내용이 어느 정도인지 확인한다면 놀랄지도 모릅니다!
6. 결과물 (목표) 설정
프로젝트 목표를 설정한 후 진행 상황을 추적할 수 있게 특정 메트릭을 설정해야 합니다. 프로젝트 관리에서 이러한 지표는 결과물이 되거나 목표 달성을 위한 실질적인 이정표가 될 수 있습니다. 효율적으로 업무를 수행하기 위해서는 특히 여러 가지 변수를 고려하며 결과물을 미리 그려봐야 합니다. PM은 결과물이 무엇이고 언제 완성될 것인지에 대해 선결적으로 최대한 생각하고 그림을 그리고 있어 야 합니다.
7. 프로젝트 성과 평가
목표가 달성되었다면 ‘프로젝트 성과 평가’라는 마지막 단계만 남아 있습니다. 향후 프로젝트 진행에 있어 개선점을 찾고 있다면 평가가 중요합니다. 이것은 두 단계로 나눌 수 있습니다. 프로젝트는 어떻게 진행되었었는지, 결과물이 어떠한지 검토합니다. 이러한 평가는 PM뿐만 아니라 클라이언트에게도 유용하며, 향후 유사한 작업을 수행할 경우 더욱 빛을 발합니다.
효과적인 PM이 되는 방법에는 여러 가지가 있지만 7가지 팁을 프로젝트 관리에 적용한다면 더 나은 최종 결과물과 팀원들의 존중을 얻을 수 있습니다.
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